採用担当はしんどい…採用担当あるあると解決のためにできることとは？

採用担当がつらいのは、採用活動には繁忙期があり労働時間が長くなることや、会社と求職者との板挟みによってプレッシャーが生じることに起因します。当記事では、採用担当がつらい理由や、採用担当のつらさを軽減する方法について、お伝えします。

INDEX

1 採用担当はなぜしんどい？
2 採用担当者を悩ませるシーン
3 採用担当のしんどさを軽減するには？
4 まとめ
- 4.1 関連

採用担当はなぜしんどい？

採用目標達成へのプレッシャー

採用担当者にとっての仕事は多くのプレッシャーを伴います。特に、企業の成長や競争力の維持に直結する採用目標を達成することは、非常に重要な責任となります。採用目標は、単に人数を揃えるだけでなく、企業文化に合致し、所定のスキルや経験を持つ質の高い人材を確保することを意味します。これにより、採用担当者は適切な候補者を見極めるために、応募者一人ひとりの詳細なスクリーニングや評価を行わなければなりません。

さらに、市場の変動や業界内の競争が激しい中で、求められる人材のニーズが常に変わっていくこともあり、採用担当者はこれらの変化に迅速に対応する必要があります。また、採用プロセス自体が長期にわたることもあり、一つ一つの採用活動が長期間に及ぶプロジェクトとなることが多いです。これらのプロセスの中で、採用担当者は常に組織の目標と候補者の期待とを調整しながら進める必要があるため、精神的なストレスが大きくなることも少なくありません。

このような状況下での採用活動は、計画的かつ戦略的なアプローチが求められ、採用担当者にとってはそのすべてが重大なプレッシャーとなります。そのため、採用業務は多くの場合、心身ともに負担が大きいとされるのです。

採用業務以外も兼務していて時間がない

採用担当者は、多くの場合、採用業務以外にも人事関連の他の領域を担当する必要があります。特に中小企業やスタートアップでは、従業員研修、給与計算、福利厚生の管理といった多様な職務も兼務することが一般的です。これらの追加的な業務の責任により、採用担当者の時間とリソースは極めて限られたものとなり、効率的な採用活動が一層困難になります。

また、採用活動が特定の時期に集中する傾向があり、応募者のスクリーニングや面接のスケジュール調整がこの時期に重なることが多いです。このように多忙な時期に他の人事業務との兼務が重なると、採用担当者は適切な候補者を見逃すリスクや、面接の質の低下に直面する可能性が高まります。

さらに、予期せぬ人員の退職や緊急の採用ニーズが突然に生じた際には、既存の業務を犠牲にしてでも迅速に対応する必要があり、これが採用担当者の心身の負担を増大させます。このように、採用担当者は日々、複数の業務を同時に進めなければならず、その複雑さとプレッシャーは相当なものです。これらの要因が組み合わさり、彼らが業務の多忙さや心身のストレスを訴えることは珍しくありません。

新卒採用のピーク時などは長時間労働になる

採用担当者が直面する主な課題の一つに、新卒採用のピーク時に長時間労働が必要になることがあります。特に大企業や中堅企業において、新卒採用のシーズンは採用活動が集中し、多くの学生との面接、企業説明会の実施、選考プロセスの管理などが必要になります。この期間中、採用担当者は通常業務の時間を大幅に超えて働くことが一般的であり、これによりプライベートの時間が著しく制限されることが多いです。

新卒採用のプロセスは非常に競争が激しく、優秀な人材を確保するためには、多くの労力と精密な計画が求められます。採用担当者は、多数の候補者と接触し、適切な人材を見極めるために詳細な評価を行う必要があります。さらに、内定者が他のオファーを受け入れる前に彼らを確保するための追加作業も発生します。

これらの要因により、採用担当者は業務量の増加に直面し、時には夜遅くまでまたは週末にも仕事をすることが求められます。長時間労働は、採用担当者の心身の健康を圧迫し、燃え尽き症候群を引き起こすリスクも高まります。このように、新卒採用のピーク時の長時間労働は、採用担当者にとって大きな負担となり、採用業務の大変さの一因となっています。

会社と求職者との板挟みになる

採用担当者が仕事で厳しい状況に直面する一つの理由は、企業と求職者の間で板挟みになることです。企業側は特定のスキルセットや経験、企業文化への適合性を求め、求職者側はキャリア成長の機会や適切な給与、快適な職場環境などを期待しています。この双方のニーズを満たすバランスを取ることは、採用担当者にとって重要な業務のひとつです。

さらに、選考過程で採用担当者は、不採用の通知を行う際にも、求職者に対して敬意を持って接しながら、企業のブランドイメージを維持する責任も担います。これらの要求に応えるためには、繊細かつ戦略的なコミュニケーションが求められ、精神的なストレスや責任の重さが増すため、大きなプレッシャーがかかります。

現代の求職者は多様で個別のニーズに対応することが必要であり、採用担当者は高度な調整能力と人間理解を常に発揮する必要があります。企業と求職者の両方からの期待に応えようとする中で、採用担当者は多くの場合、その複雑な役割において心身のストレスを感じることが多いです。これらの要因が組み合わさり、採用担当者の業務が非常に複雑なものとなっています。

採用担当者を悩ませるシーン

募集しても応募が来ない（母集団形成できない）

採用担当者が直面する大きな悩みの一つは、求人に対して十分な応募が得られないことです。特に技術や専門性が求められる職種では、適切な候補者が限られており、母集団形成が困難になることがあります。この状況は市場の競争が激しい中で特に顕著で、求められるスキルセットを持つ人材が少ない、または他の魅力的なオファーに引き寄せられることが原因で起こります。

採用担当者はこの問題に対処するために、より創造的な募集手法や、企業ブランドを前面に出したマーケティング戦略を考えなければなりません。たとえば、ソーシャルメディアを活用したキャンペーンや、業界内でのネットワーキングを強化することが含まれます。しかし、これらの方法でも応募者数を増やすことができない場合、採用担当者は非常にストレスを感じることがあります。

さらに、応募が来ないという問題は、企業の成長やプロジェクトの進行に直接的な影響を及ぼすため、採用担当者にとっては業務の遅れにもつながります。これらのプレッシャーは、職場での彼らのパフォーマンスに悪影響を及ぼすこともあり、解決が困難なほど悩みは深くなります。このように、母集団形成に苦労することは、採用担当者の業務を格段に困難にする要因の一つとされています。

貴重な応募者なのに面接官が厳しすぎる

採用担当者が直面する別の難しい状況は、貴重な応募者が面接段階で厳しすぎる面接官によって失われてしまうことです。面接官が過度に厳しい基準を設けることで、実際には企業に大きな価値をもたらす可能性がある候補者を誤って排除してしまうリスクがあります。

採用担当者としては、このような状況を回避するために、面接官と密に連携を取り、職務要件だけでなく、候補者が将来的に企業にどのように貢献できるかを理解してもらうことが重要です。しかし、面接官の個人的な期待や固定観念が介在すると、このプロセスは複雑になることがあります。

この問題は特に、新しい技術や業界の慣習に疎い面接官が関与する場合に深刻化します。採用担当者は面接官への教育と指導を強化し、選考プロセスが公平かつ柔軟であることを確保する必要があります。それにも関わらず、有望な候補者が不当に評価されることは、採用の効果を著しく損ない、結果として採用担当者に大きなストレスを与えます。

辞退者が出てしまい時間がムダになってしまう

採用担当者の業務を困難にする一つのシーンは、選考プロセスを進めた後に候補者による選考辞退が発生することです。これは、特に終盤まで選考が進んでいた場合に、多くの時間とリソースが無駄に終わることを意味します。採用プロセスには多大な労力が必要であり、スクリーニング、面接、評価、そして最終的な選定に至るまで、多くの段階を経ています。これらのすべての段階で時間とコストが投じられるため、最終段階での辞退は特に影響が大きいです。

候補者が辞退する理由は多様で、より良い条件のオファーを他社から受けた、個人的な理由で職を辞することができなくなった、あるいは選考過程で企業とのミスマッチが明らかになった場合などがあります。これにより、採用担当者は再度プロセスを開始し、新たな候補者の探索や選考を行う必要が出てきます。この繰り返しは、採用担当者の業務負荷を増加させるだけでなく、採用プロセスの効率性やスピードを低下させる要因となります。

さらに、頻繁に辞退が発生すると長期的にはより優秀な人材の獲得が困難になる恐れもあります。このような状況は採用担当者にとって大きなストレスとなります。

現場受け入れののち、人事にクレームが来る

採用プロセスにおいて、面接官が採用を決定し、新たな従業員が業務に就くと、現場から人事部にクレームが寄せられることがあります。この場合、面接での評価と実際の職場でのパフォーマンスが異なるため、不満が生じるのです。面接官が採用を決めたものの、現場からのフィードバックは多くの場合、直接採用担当者に対して行われます。このような状況は、採用担当者にとって大きなプレッシャー源となります。

採用担当者は、こうしたクレームに対処するため、原因の究明と再発防止策の検討を迫られます。具体的には、面接プロセスの見直し、面接官へのさらなる教育、より厳密な職務適合性の評価などが考えられます。また、これらの問題に対する迅速な対応が求められることは、組織全体の信頼性維持と人材管理の効率化に直結します。

この問題は、採用担当者が面接官と現場の間でバランスを取りながら、組織全体としての人材獲得戦略を常に評価し、改善することを要求されるため、その重要性は非常に高いです。採用担当者は、企業内外のさまざまなステークホルダーとのコミュニケーションを通じて、採用プロセスの質を継続的に高めていく必要があります。

採用担当のしんどさを軽減するには？

採用プロセスを見直す

採用担当者の負担を軽減するためには、時代に合わせた採用プロセスの見直しが必要です。多くの企業では、前任の採用担当者が設定した方法が長年にわたり慣習として踏襲されていますが、これが必ずしも現代の労働市場や技術の進展に合っているとは限りません。採用プロセスの見直しは、最新のベストプラクティスを取り入れる絶好の機会を提供し、効率と効果の両面で改善をもたらすことができます。

具体的には、デジタルツールの活用を強化して管理作業を自動化することなどが考えられます。これにより、人的エラーを減少させ、より迅速かつ正確に候補者を評価することが可能になります。また、選考基準の見直しを行い、多様な才能が見過ごされないようにすることも重要です。

さらに、採用担当者と面接官の間のコミュニケーションを強化し、一貫した評価基準を確立することで、候補者選定の質を高めることができます。採用プロセスを見直すことで、不必要な作業を削減し、採用担当者の作業負荷を減らすことが期待できます。これらの改善は、採用担当者のストレスを軽減し、組織全体の採用効率を向上させる効果があります。

採用要件を再確認する

採用担当者の負担を軽減するためには、定期的に採用要件を再確認し、現在のビジネス環境や市場の要求に合わせて調整することが重要です。往々にして、企業は過去の成功体験に基づいて採用基準を設定していますが、これが必ずしも今日の市場状況や技術の進歩に適応しているわけではありません。採用要件の見直しにより、非効率な採用活動を減らし、より適切な候補者を短時間で見つけ出すことが可能になります。

このプロセスでは、業界のトレンドを把握し、競合他社がどのような人材を求めているかも考慮することが大切です。また、現場のチームリーダーやマネージャーと密接に協力し、実際の業務に必要なスキルや資質を詳細に理解することが求められます。これにより、採用プロセス全体の効率が向上し、不適切な採用が減少します。

さらに、採用要件を精査することで、候補者のスキルセットだけでなく、そのポテンシャルや企業文化への適合性も考慮するようになります。これは、長期的な従業員の定着率向上にも寄与し、結果として採用の質が高まり、採用担当者のストレスも減少することにつながります。採用要件の再確認は、単に効率的な採用を実現するだけでなく、組織全体の戦略的人材管理にも貢献する重要なステップです。

採用管理ツール（ATS）を導入する

採用担当者の業務負担を軽減するためには、採用管理ツール（Applicant Tracking System、ATS）の導入が有効です。ATSを活用することで、応募者データの管理、履歴書のスクリーニング、通信の自動化など、採用プロセスを大幅に効率化できます。このシステムにより、採用担当者は手作業で時間を取られがちな作業から解放され、候補者の追跡と管理が容易になります。

ATSは、応募者の選考状況を正確に追跡し、面接スケジュールの自動設定や選考フィードバックの送信といったコミュニケーションを効率化します。また、採用活動に関するデータを収集・分析することで、どの募集チャネルが効果的かや、選考プロセスのどの段階で候補者が辞退するかなどの洞察を提供し、戦略的な採用計画の策定を支援します。

これらの機能により、ATSは採用担当者の作業負荷を減少させるだけでなく、全体の採用プロセスの質を向上させる効果があります。採用担当者は戦略的な業務に集中できるようになり、組織全体の人材獲得効率が高まります。

現場社員にも協力をあおぐ

採用担当者の負担を軽減するには、現場社員の積極的な協力を得ることが有効です。現場社員は日々の業務において必要とされるスキルやチーム文化を深く理解しているため、採用プロセスにおいて彼らの意見や評価を取り入れることは、より適切な候補者の選定につながります。例えば、現場社員を面接官に加えることで、技術的な知識やチームフィットをより正確に評価できるようになります。

さらに、新入社員のオンボーディングプロセスに現場社員を関与させることで、新人は早期からチームに溶け込みやすくなり、生産性の向上が期待できます。このような現場社員の参加は、彼ら自身の職務への理解を深め、全体の職場の士気とモチベーションを高める効果もあります。

採用活動における現場社員の関与を促進することは、採用プロセスの透明性を高め、採用担当者と現場との間でより良いコミュニケーションと理解を築くことにも寄与します。結果として、採用のミスマッチを減少させ、組織全体の効率と満足度を向上させることができるため、採用担当者のストレス軽減に直接的に繋がります。

採用のアウトソーシングを活用する

採用担当者の負担を軽減する効果的な方法の一つは、採用プロセスの一部または全部をアウトソーシングすることです。専門の採用代行会社や人材紹介会社を活用することで、スクリーニング、初期面接、候補者の評価といった時間がかかる作業を外部に委託することが可能となり、採用担当者はより戦略的な業務に集中することができます。

さらに、アウトソーシングを利用することで、採用コストの結果的な削減や労力の節約が期待できます。外部の専門家に採用活動を委ねることで、不適切な採用によるリスクを軽減し、組織全体の人材獲得効率を高めることができます。また、採用プロセスの柔軟性が向上し、企業の成長や市場の変動に応じて容易に採用活動をスケールアップまたはダウンすることが可能です。

このように、採用活動のアウトソーシングは、採用担当者の作業負担を著しく軽減し、企業にとってより効果的な人材確保手段となることが期待されます。

まとめ

採用担当者の仕事がしんどいと感じられる主な理由は、高い採用目標とその達成に向けたプレッシャーです。さらに、適切な候補者の確保が難しく、求職者と企業の要求を両立させることが求められるため、心身ともにストレスが蓄積しやすいです。これらの問題に対処するためには、以下のような対策が有効です。

まず、採用プロセスのデジタル化を推進し、効率化を図ることが重要です。例えば、ATS（Applicant Tracking System）の導入により、応募管理やコミュニケーションを自動化し、手作業による負担を減らします。また、採用要件の見直しを定期的に行うことで、時代に合わなくなった基準に縛られることなく、現場の実情に即した人材を探せるようになります。

さらに、現場の社員や他の部門と協力を深めることも効果的です。彼らの意見を採用プロセスに取り入れることで、より現実的で具体的な候補者像を描けるようになり、ミスマッチのリスクを減らすことができます。この協力体制は、社内のコミュニケーションを改善し、チーム全体の士気を高める効果も期待できます。

これらの措置により、採用担当者の負担が軽減され、より質の高い採用活動が行えるようになります。