採用担当者の離職に伴う初めてのアウトソーシングで採用成功へ

①.ご担当者様の経歴を教えてください。

平井様：
2004年、新卒で弊社に入社して営業に配属されました。2年目は企画に異動して、約4年間、マーケティングや販売促進に取り組んでいました。その後、輸入部門に異動し、リーダーとして海外工場との発注の調整などに携わりました。

管理部門に異動したのは、社員に自転車文化を広めるプロジェクト「サイクリング委員会」のリーダーに抜擢されたことがきっかけです。社長肝入りのプロジェクトで、社内での身動きを取りやすくするため、管理部門のメンバーと連携して、サイクリング文化の推進に注力していました。

当初、管理部総務人事グループには私を含め4人のメンバーがいたのですが、2年程経ったところで退職や休職が重なり、私1人になってしまいました。サイクリング委員会のための配属だったので、他の業務についての知識や経験がほとんどなく、途方に暮れてしまいましたね。その後、約5年かけて仕事のやり方を確立させましたが、最初は人事にはこんなにもやるべきことがあるのかと驚いたことを覚えています。

②.どのような人事課題がありましたか？

平井様：
昨年の12月末、新卒採用をすべて任せていた社員が退職することになりました。総務人事グループに残されたのは時短勤務の社員と私だけで、2人で人事と総務、両方の業務を回さなければならなくなりました。新卒採用に注力する余力がほとんど見込めず、足りない人手を補う方法を探していました。

満足に情報収集できなくなったことも課題に感じていました。主担当がいれば「他の企業はこうしています」「うちにはこの方法が合いそうです」と情報を仕入れてくれますから、上司である私はその良し悪しを判断するだけで済みます。しかし、担当者なしではそうはいきません。注力すべき業務が他にも複数ある中で、片手間に情報を収集するのは至難の業です。

以前のやり方を踏襲するだけであれば情報収集の必要はないのですが、ずっと同じことを続けていては時代に取り残されてしまう可能性があります。自社だけでなく、世間一般から広く情報を集めて、これから先どうすべきかを考えていかなければなりません。そこまでするにはとても人手が足りていませんでしたし、誰かに任せられる部分があるのなら、ぜひともそうしたいという状況でした。

③.なぜナンバーズを選ばれたのでしょうか？

平井様：
当時、インターンの時期まであまり時間の猶予がなかったこともあり、早急に人手不足を解決する必要がありました。そこで既にお付き合いのあった人材会社に相談したところ、ナンバーズを紹介していただきました。そもそもこういったサービスが存在することを知らなかったので、『採用って外注できるんだ！』といい意味で驚きでしたね。

それまで弊社は「原則、社内でできることは社内でやる」という方針で動いていましたが、管理部門の人手不足が深刻であることは周知の事実でした。時間的にも余裕がなく、背に腹は代えられない状態でしたので、採用業務を外注する流れに持っていくことができました。

通常、外部に採用業務を委託する際は、採用計画を作るところからスタートします。ナンバーズとは初回の打ち合わせからトントン拍子で話が進み、営業の方も非常に頼もしくて「これなら問題なく任せられそうだ」と感じました。予算の面からしても理想的な費用感でしたし、他のサービスと比較するまでもなく、ナンバーズに業務を委託することを決めました。

④.ナンバーズのサービス導入後に変化や成果はありましたか？

平井様：
人手不足で切羽詰まっていましたが、採用業務から解放されて、とても楽になりました。当然、他の業務に回せる時間も増えましたし、新卒採用にかかる時間をここまで少なくできたことには、本当に救われました。中でも、学生とのメールのやり取りを委託できたことは大きかったですね。意外と時間がかかりますし、どのように返信すべきなのかわからない時はなおさらで、全部誰かに任せられたらいいのにと思っていました。お願いできるとわかった時は嬉しかったですし、精神的な負担も減りました。

ナンバーズからは「一般的にはこれもやりますよ」「こうするともっと人が集まりますよ」と、折に触れてアドバイスをいただいています。書類提出の期限を定めた時も、「学生が選考に進む意欲を維持するためにも、先輩社員の座談会をやって、提出を促進しましょう」と教えていただけました。また、「最終面接の合格連絡は電話で伝えたほうがいいですよ」と教えていただいた時は、目からウロコが落ちる思いでした。ナンバーズからのアドバイスをきっかけに、リクルーター制度も復活し、社内巻き込み型採用に繋げることができました。

採用の専門家であるナンバーズから意見をいただけるのは、それだけでとても大きいアドバンテージですね。自分1人では到底得られない情報を共有していただけるので、とてもありがたいです。特に新しいことに挑戦する時は、社内の人間だけでは進むべき道がわからず、停滞してしまいがちですが、そこで正しい方向性を示してもらえるとまた動き出すことができます。業務を委託して以来、ナンバーズの培ってきたナレッジをシェアしていただけて、弊社の採用活動もどんどんいい方向に変化していっていると感じています。

⑤.採用面での今後の展望や抱負はありますか？

平井様：
今後、より会社にフィットする人材を獲得するためにも、採用の間口を広げていくことを考えています。現在、弊社は新卒採用に主軸を置いていますが、第二新卒、特に自転車メーカーや販売店に就職して辞めてしまった人たちへ門戸を開くことも検討しています。自転車関連の専門学校の卒業生へアプローチするという方法もありますし、会社の文化に馴染みそうな人にリーチできる手段は増やしていきたいですね。

より時勢にフィットした採用活動をしたいという思いもあります。最近は大学の進学率が下がってきていますから、弊社も高卒の採用に視野を広げる機会が来るかもしれません。事務系は大卒、物流系は高卒、営業企画系は両者を織り交ぜて…というように、採用枠にグラデーションをつけていくという手もあるでしょう。 若年層の人口が減少して、近頃はどの企業も多かれ少なかれ人材の獲得に苦労するようになってきました。

弊社には数名しかいないのですが、これからは中途採用にも取り組まなければならなくなる時期が来るかもしれません。時代に合わせて変えていきたいところ、変わっていかねばならないところは多々ありますから、今後もナンバーズにサポートしていただければ心強いですね。

⑥.最後に、ナンバーズを利用した総合的な感想をお願いします。

平井様：
今回、ナンバーズに採用業務を委託できて、本当によかったと思っています。期待していた以上に親身にサポートしていただけて「そこまでしてもらえるんですか？」と嬉しい驚きの連続でした。

ナンバーズに業務を委託するメリットは、よりよい採用面でのアウトプットを目指せることにあると考えています。業務の負担を減らしたりすることはもちろん、採用活動でさらに上を目指すことができるようになるのです。当時の弊社のように採用に課題を感じている企業だけでなく、今のやり方に満足している企業にもポジティブな変化をもたらしてくれる、本当にいいサービスだと感じています。「まずは一回使ってみたらいいよ」と、他社にも声をかけてあげたいくらいです。

弊社は担当者の退職をきっかけにナンバーズに業務委託をしましたが、欠員が埋まってもこのまま委託を続けたいと強く思っています。圧倒的なノウハウがあるナンバーズに採用業務をお願いして、弊社が全体のマネジメントをするほうが絶対に効率がよいでしょう。今後もナンバーズという心強いパートナーと共に、よりよい採用活動を目指していきたいと考えています。