オンライン面接実施の注意点と応募者を見極めるためのポイント

オンライン面接とは

オンライン面接は、インターネットを介して行われる採用選考の手法です。面接官と応募者が物理的に同じ場所にいなくても、オンライン会議ツールを使用してコミュニケーションを取ることができます。

オンライン面接に必要なもの

オンライン会議ツールの導入

オンライン面接を行う際には、Zoom、Skype、Google Meetなどのビデオ通話ツールが一般的に使用されます。面接前には、これらのツールのインストールや使い方を確認し、インターネット接続が安定していることを確かめることが大切です。

導入後は、関係者がツールを効果的に使用できるよう、事前確認をすることをおすすめします。具体的には、ビデオ通話の開始方法、画面共有のやり方などが含まれます。

ヘッドセットやカメラなど周辺機器の準備

オンライン面接では、スムーズなコミュニケーションを確保するために、適切な周辺機器の準備が極めて重要です。主に、ヘッドセット、カメラ、および安定したインターネット接続が必要になります。

ヘッドセット

高品質のヘッドセットは、面接中の音声のクリアさを保証してくれます。PCの内蔵マイクを使用するよりも、ノイズキャンセリング機能付きのヘッドセットを選ぶことで、背景の騒音を大幅に減らし、声をよりはっきりと相手に伝えることができます。また、ヘッドセットは耳へのフィット感も重要で、長時間の使用でも快適であることも確認してみてください。

カメラ

内蔵カメラの画質が低い場合は外部のウェブカメラの使用を検討する価値があります。高解像度のウェブカメラは、より鮮明な映像を写してくれます。カメラの位置も重要で、カメラを目線の高さに設置することで、自然なアイコンタクトも可能になります。

インターネット接続

オンライン面接の成功は、インターネット環境に大きく依存します。有線接続を使用することで、Wi-Fiよりも信頼性が高く、速度が安定します。しかし、有線接続が利用できない場合は、Wi-Fi接続を確認し、面接中に最適な通信ができるように、ルーターの近くで面接を行うことも検討してみてください。

面接日が近づいたら、インターネット接続、カメラ、マイクの動作確認を事前に行うことで、当日のアクシデントを最小限に抑えることができます。また、予備の通信手段を準備しておくことも、予期せぬトラブルに対処する上で役立ちます。

オンライン面接のメリット

移動時間が発生せず日程調整がしやすい

従来の対面面接では、応募者は面接場所への移動のために数時間、時には一日を費やすこともありました。

しかし、オンライン面接では、このような移動に伴う時間的、経済的負担が一切発生しません。応募者は自宅や任意の静かな場所から、インターネット接続さえあれば面接に参加することができます。 さらに、移動時間がないことは、日程調整の柔軟性を大幅に高める利点もあります。面接官と応募者の双方が、より広範囲の時間帯から面接のスケジュールを選べるようになります。特に、忙しくてスケジュールに空きのない人々を対象とする場合には、この柔軟性は大きな利点になります。

交通費がかからず遠方の方とも実施しやすい

従来の対面面接では、応募者が面接のために長距離を移動する必要がある場合、その交通費は応募者自身、または企業が負担する形になりがちでした。この移動に関わる費用と時間は、特に遠方に住む応募者にとって大きな障壁となります。 オンライン面接では、地理的な制約を大幅に軽減し、交通費の負担なく遠方の応募者とも簡単に面接を行うことが可能です。

面接を録画して社内で展開ができる

録画機能を活用することで、面接でのやり取りを、他の関係者や意思決定に携わるチームメンバーと共有することが可能になります。これは、候補者の評価をより多角的な視点から行うことを可能にし、採用決定の精度を向上させます。特に、複数の部門や地理的に離れた場所にいるチームメンバーが関与する場合、採用プロセスの一貫性と効率性を保つ上で極めて役立ちます。

また、録画された面接映像は、採用チームが応募者の回答や振る舞いを繰り返し確認することを可能にします。応募者がどのように質問に答えたか、非言語的コミュニケーション（ジェスチャー、表情など）の細かなニュアンスを把握することができます。これにより、候補者の適性やスキル、企業文化へのマッチ度合いをより深く確認することができるようになります。

さらに、録画機能は、採用プロセス自体の改善にも寄与します。過去の面接を振り返ることで、面接官は自身の質問の仕方や応募者とのやり取りについて振り返り、改善点を見つけることができます。 しかし、録画を行う際には、プライバシーの問題や個人情報保護の観点から、応募者の同意を得ることが不可欠です。候補者が自分の面接が録画されることに同意し、その用途が明確であることを理解している状態で進めることが重要です。

オンライン面接のデメリット

アイスブレイクがしにくい

オンライン面接が多くのメリットを提供する一方で、アイスブレイクがしにくいというデメリットも存在します。アイスブレイクは、面接の初めに行われる軽い会話を通じて、面接官と応募者の間の緊張を和らげ、より自然な対話の流れを作り出すために重要です。対面面接では、面接場所への案内、握手、共通の話題に関する軽い会話など、さまざまな自然なアイスブレイクの機会がありますが、オンラインの環境ではこれらの要素が欠如しています。

オンライン面接では、画面を通じてのコミュニケーションに限られるため、面接官と応募者の間に生じる初期の緊張を解消するための方法が制限されます。特に、通信の遅延が発生した場合、状況はさらに悪化してしまいます。こうなると、自然な会話の流れを妨げられ、話しやすい雰囲気を作り出すことも難しくなってしまいます。

このようなデメリットに対処するためには、オンライン面接のアイスブレイクに特化した技術やアプローチを採用することが有効です。

例えば、

・面接の開始時に軽い話題で会話を始める

・面接前に技術的なチェックを行い応募者がリラックスできるようにする

・ビデオの背景や趣味について話題にする

など、オンライン環境に適した方法で初期の緊張を和らげる努力が求められます。 また、面接官が温かくオープンな態度を示すことで、応募者がよりリラックスしてコミュニケーションを取れるようにサポートすることも重要です。

応募者の反応がわかりにくい

オンライン面接における顕著なデメリットの一つは、応募者の反応や非言語的コミュニケーションを正確に読み取ることが困難である点です。対面面接では、応募者の身振り手振り、目の動き、表情の微妙な変化など、多くの非言語的な手がかりから豊富な情報を得ることができます。これらの手がかりは、応募者の自信の度合い、緊張しているかどうか、さらには質問に対する本音の反応や興味の度合いを把握するのに役立ちます。

しかし、オンラインの環境では、カメラのフレーム内に収まる限られた視覚情報からしか応募者を評価することができません。加えて、ビデオ通話の遅延や画質の問題が発生すると、これらの細かなサインを見落とす可能性が高まります。例えば、微細な表情の変化や目の動きは、オンラインでは捉えにくいため、応募者が質問にどのように反応しているのかを判断する際の重要な情報が失われがちです。この情報の欠如は、面接官が応募者のパーソナリティや適性を正確に評価することを難しくします。 このようなデメリットに対処するために、応募者に対して、話す際にはカメラを見るように依頼することで、コミュニケーションの質を高める工夫が求められます。

ネットワークトラブルの可能性がある

オンライン面接の普及に伴い、その便利さや効率性が高く評価されていますが、ネットワークトラブルはオンライン面接特有かつ重要なデメリットの一つです。インターネット接続の不安定さや技術的な問題は、面接プロセスに大きな障害となり得ます。このようなトラブルは、面接での会話の流れを中断させ、コミュニケーションの質を低下させるだけでなく、応募者や面接官のストレスを高める原因にもなります。

ネットワークトラブルが発生すると、ビデオや音声が途切れがちになり、応募者と面接官の間の対話がスムーズに進まないことがあります。例えば、応募者が重要な回答をしている最中に音声が切れてしまったり、画面がフリーズしてしまったりすると、その回答の内容が十分に伝わらない可能性があります。これは、応募者の能力や適性を正しく評価する上で大きな障壁となり得ます。

また、オンライン面接においてネットワークトラブルが頻発することは、企業の印象を悪くする可能性もあります。応募者は、企業が面接のための適切な準備をしていないと感じるかもしれず、それが企業に対するネガティブ印象につながることも考えられます。 このようなデメリットに対処するためには、既に記載の通り、面接前に技術的な準備を徹底することが重要です。例えば、面接の前日や数時間前にインターネット接続の確認や、使用するオンラインツールのテストを行うことが有効です。また、万が一のネットワークトラブルに備え、予備の通信手段（例えば、電話でのオーディオ接続）を用意しておくことも、トラブル発生時の影響を最小限に抑える手段となります。

オンライン面接前の注意点

周りが静かな環境を確保する

オンライン面接を成功させるためには、応募者が面接中に集中できる静かな環境を確保することが非常に重要です。周囲が騒がしい環境では、面接官とのコミュニケーションに支障が出るだけでなく、応募者自身の思考を妨げ、パフォーマンスを発揮できない可能性があります。

静かな環境を整えることで、応募者は質問に対して集中することが可能になります。また、面接官も応募者の回答や質問のニュアンスを正確に捉えることができるため、より自然なコミュニケーションを取ることができます。

静かな環境を確保するためには、以下のような事前準備が効果的です。

・面接室の選定：家の中で最も静かな部屋を面接場所として選びます。可能であれば、通りから離れた部屋を選ぶと、外部の騒音を避けられます。

・家族や同居人への事前通知：面接の日時を家族や同居人に伝え、その時間帯は静かにしてもらうようお願いします。特に小さな子供やペットがいる場合は、面接中に騒がしくならないよう配慮が必要です。

・電話や通知の管理：面接中にスマートフォンやPCからの通知音が鳴らないよう、事前にサイレントモードに設定するか、通知をオフにしておきます。

・窓や扉の閉鎖：外部の騒音を遮断するために、窓や扉を閉めておくことも効果的です。必要であれば、防音のためのカーテンを使用するのも一つの手段です。

これらの準備を行うことで、面接中に外部の騒音に邪魔されることなく、面接官との対話に集中できる環境を整えることができます。オンライン面接は、応募者の自宅や選択した場所が面接場所となるため、面接前にこれらの点をしっかりとチェックし、最適な環境を整えることが成功への鍵となります。

また、PCの打刻音にも気を配りましょう。応募者との会話の中でメモをするシーンもあるかと思います。その際にPCでメモを入力する場合、キーボードの打刻音に注意してください。あまりにも打刻が強いと、打刻音がマイクに拾われてしまい、応募者が面接に集中できなくなってしまいます。

カメラの位置や背景を確認する

オンライン面接において、カメラの位置や背景は第一印象を大きく左右します。適切にこれらを設定することで、ポジティブな印象を応募者に与えることができます。以下に、カメラの位置と背景を整える上での重要なポイントをいくつか紹介します。

カメラの位置

・目線の高さに設定：カメラは目線の高さに設定することが理想的です。これにより、面接官と自然なアイコンタクトを取ることができます。カメラが高すぎるまたは低すぎる場合は、不自然な角度からのコミュニケーションとなり、好ましくありません。必要であれば、本や箱を使ってカメラまたはデバイスを適切な高さに調整しましょう。

・カメラとの距離を適切に：画面に映る自分の顔が大きすぎたり小さすぎたりしないように、カメラとの距離を調整します。一般的には、上半身が映るくらいの距離感が望ましいです。

背景の確認

・シンプルで整頓された背景を選ぶ：背景はできるだけシンプルで、ビジネスシーンにマッチした場所を選びます。ごちゃごちゃとした物が多い場所や、プライベートすぎるアイテムが見える場所は避けましょう。必要であれば、バーチャル背景を利用しましょう。

・不適切な物が映り込まないようにする：背景に不適切なポスターや物がないかを事前に確認し、応募者に悪い印象を与えないようにします。

その他のポイント

・照明を適切に調整：顔がはっきりと映るように、部屋の照明を調整します。自然光が利用できる場合は、窓からの光を前方から受けるようにすると良いです。直接的な光源が背後にあると逆光になり、顔が暗く映ってしまうので注意が必要です。

・テスト撮影を行う：面接前に実際にカメラを使って自分がどのように映るかを確認し、必要に応じて調整を行います。 これらのポイントに注意を払い、面接前に十分な準備をすることで、オンライン面接時の自分の映り方確認し、良い印象を与えましょう。

エントリーシートや職務経歴書を読み込む

応募者から提出されたエントリーシートや職務経歴書について十分に読み込み、理解しておくことは非常に重要です。これらの書類は、面接官が応募者について事前に知ることのできる主な情報源であり、面接中の質問の多くはここから派生することが一般的です。そのため、提出された情報に対して深い理解と、それに基づく具体的な事例やエピソードを聞く質問を準備しておくことが、有意義な面接を行うための鍵となります。

オンライン面接で見極めるためのポイント

リラックスした雰囲気をつくる

オンライン面接では、対面面接と比べて応募者が緊張しやすいという特性があります。これは、物理的な距離感や、画面越しのコミュニケーションがもたらすものです。そのため、面接官としてリラックスした雰囲気を作り出すことは、応募者の真の能力や人柄を見極めるために非常に重要です。

リラックスした雰囲気を作ることで、応募者はより自然体でコミュニケーションを取ることができ、面接官は応募者の本質的な部分をより深く理解することができます。応募者がリラックスしていると、対話中により多くの情報を伝えることができ、質問に対しても正直な回答をする傾向があります。

リラックスした雰囲気を作り出すためのポイント

・初めに軽い会話を挟む：面接の開始直後に、仕事や面接に関連しない軽い話題で会話を始めることで、緊張を和らげることができます。たとえば、天気や趣味について短く話すことが、応募者をリラックスさせる効果的な方法です。

・笑顔を意識する：笑顔はコミュニケーションにおいて非常に強力なツールです。面接官が笑顔で接することで、面接の雰囲気を和やかにし、応募者に安心感を与えることができます。

・肯定的なフィードバックを提供：応募者が回答する際、適切なタイミングで肯定的なフィードバックやうなずきを行うことで、応募者の自信を支え、会話が促されます。

・クリアな質問をする：面接官が明確で理解しやすい質問をすることで、応募者は回答しやすくなります。質問が複雑すぎると、応募者は必要以上に緊張してしまう可能性があります。 リラックスした雰囲気を作り出すことで、応募者は自分自身をより正確に表現でき、面接官は応募者の能力や適性をより深く理解することができます。このようなアプローチは、オンライン面接の成功に不可欠であり、応募者と企業双方にとって有益な結果をもたらすことに繋がります。

応募者の目線に気を配る

オンライン面接において、応募者の目線に気を配ることは、その人のコミュニケーションスキルや自信の度合い、さらには面接に対する真剣度を見極めるための重要なポイントです。オンラインでは、対面での面接に比べて非言語的コミュニケーションを読み取るのが難しくなるため、目線を含むビジュアルな手がかりは特に価値があります。

応募者の目線に気を配る重要性

・関心とエンゲージメントの指標：応募者がカメラをしっかりと見て話す場合、それは面接に対する関心が高く、積極的にエンゲージメントを示しているサインと解釈できます。逆に、目線がしばしばそらされる場合、緊張、不安、または関心の低さの表れである可能性があります。

・コミュニケーションスキルの評価：目線はコミュニケーションの一部であり、応募者がどの程度相手に焦点を当ててコミュニケーションを取ろうとしているかを示します。特に、リーダーシップポジションや顧客対応の役割に応募している場合、効果的な目線の使い方は重要なスキルとなります。

また、応募者は質問に対する回答をまとめた「台本」を用意していることもあります。台本を読んでいるだけかは、声のトーンでも判断ができますが、目線に気を配ることでも察知することができます。

応募者の目線を評価する際のポイント

・自然な目線交換を促す：面接官として、自らもカメラを直視してコミュニケーションを取ることで、応募者にも同様の行動を促すことができます。これにより、より自然な対話が生まれ、応募者がリラックスして本来の自分を出しやすくなります。

・技術的な制限を理解する：一方で、オンライン面接の環境下では、技術的な制限により応募者がカメラを直視しているように見えない場合もあります。例えば、カメラと画面の位置関係が原因で目線がずれて見えることがあります。この点を理解し、目線の評価を一つの要素として考慮しつつも、絶対的な判断基準としないことが重要です。

・緊張のサインを見極める：オンライン面接特有の緊張や不安から目線が不安定になることがあります。応募者が緊張している場合は、面接の流れの中で適宜、緊張を和らげるよう努めることが望ましいです。 応募者の目線に気を配ることは、その人のコミュニケーション能力や面接に対する態度を理解するための有効な手段です。

構造化面接を取り入れる

オンライン面接で応募者の適性やスキルを効率的かつ公平に評価するためには、構造化面接を取り入れることが非常に有効です。構造化面接とは、事前に定められた一連の質問を用いて、すべての応募者に対して同じ方法で面接を行う手法です。このアプローチにより、応募者ごとの回答を客観的に比較し、能力や適性を公平に評価することが可能になります。

構造化面接の特徴

・公平性の向上：すべての応募者に同じ質問をすることで、評価の一貫性を保ち、個人的なバイアスの影響を最小限に抑えることができます。

・比較しやすさ：同じ基準で応募者を評価することにより、応募者間の能力や適性の差異を明確に比較することが容易になります。

・評価の正確性：職務に関連する具体的な能力や経験に焦点を当てた質問を用いることで、応募者の実際のパフォーマンスをより正確に予測できます。

構造化面接の実施方法

・職務分析に基づく質問の設定：面接を行う職務に最も重要なスキルや能力を明確にし、それらを評価するための質問を事前に準備します。

・行動志向の質問を取り入れる：過去の具体的な経験に基づく行動志向の質問を通じて、応募者が特定の状況でどのように行動するかを探ります。これにより、理論や概念ではなく、実際の行動パターンと成果を評価することができます。

・評価基準の設定：各質問に対する理想的な回答や評価ポイントを事前に定め、応募者の回答をこれらの基準に照らして評価します。

オンライン面接において、構造化面接を採用することは、コミュニケーションの制約を克服し、効率的かつ公平に応募者を評価するための鍵となります。この方法を用いることで、応募者の真の能力とポテンシャルをより正確に見極めることが可能になり、採用プロセスの品質と結果の向上を実現できます。

オンライン面接でも応募者を見極めるサービス

オンライン面接では対面での面接と比較して、アイスブレイクがしにくく、応募者の反応がわかりにくくなってしまいます。また、面接の構造化などオンライン面接を効果的にする手法はありますが、実際の採用活動に取り入れるときには、自社の採用基準の再定義などのノウハウも必要となってきます。こうしたノウハウが自社内にない場合は、外部の専門家から自社のオンライン面接についての助言をもらうことも一つの手です。

「オンライン面接の見極めが難しい」

「応募者が多く面接を担当しきれない」

といったことがありましたら、経験豊富なプロの面接官をアサインするナンバーズにぜひご相談ください。

まとめ

オンライン面接は、インターネットを介したビデオ通信ツールを使用して行われる面接のことで、地理的な制約に関係なく、採用者と応募者が対話できるプラットフォームを提供します。この方式は、時間と費用を節約し、より多くの候補者にアクセスすることが可能になるため、近年特に人気が高まっています。

オンライン面接の成功のためには、適切なオンライン会議ツールの選択から、高品質な周辺機器の準備、そして安定したインターネット接続の確保に至るまで、細心の注意を払う必要があります。これらの準備を適切に行うことで、オンライン面接はスムーズに進行し、採用プロセスの質と効率を大幅に向上させることができます。

また、オンライン面接を効果的に実施するための重要なポイントの一つは、構造化面接の手法を取り入れることです。構造化面接は、事前に計画された質問や評価基準に基づいて面接を行う方法です。この手法を用いることで、面接の一貫性や客観性を高めることができます。オンライン環境での面接でも同様に、構造化面接を取り入れることで、採用プロセスの品質を向上させることができます。