ドタキャンor無断欠席は防止できる？学生が説明会に当日来ない…と嘆く前にできること

説明会の参加率の目安は？

会社説明会の参加率は、開催する業界や会社の規模、さらにはその時期によって大きく変わるため、一概に目安を述べるのは難しいですが、一つの目安としては、予約数に対して60%から70%の参加率が一般的とされています。この数字はあくまで目安であり、特に人気企業や繁忙期にはこれを上回ることも珍しくありません。

本題からは逸れてしまいますが、大切なのは、参加者の数よりも、その質に焦点を当て、参加者一人一人に対して意義ある情報を提供し、良い印象を与えることです。また、参加率を上げるためには、事前の宣伝や情報提供の充実が重要であり、参加を希望する潜在的な応募者に対して、会社の魅力や説明会の内容を効果的に伝える必要があります。

キャンセルを防ぐためにはどうしたらいい？

予約完了メール・開催前日メールを送る

会社説明会のキャンセルを防ぐためには、予約完了メールや開催前日メールの送信が効果的です。予約完了メールでは、参加者に対して予約が確定したことを明確に伝え、説明会の詳細（日時、場所、持ち物など）を再確認させることで、参加意識を高めます。

さらに、開催前日メールによって、説明会への参加を再度思い出させるとともに、最新の情報（アクセス方法の変更、当日のスケジュールなど）を提供することで、無断キャンセルを減らすことができます。これらのコミュニケーションを通じて、参加者に対するサポートや関心を示すことが、キャンセル率の低下につながります。

会場や持参物など開催案内は分かりやすくする

会社説明会のキャンセルを防ぐためには、会場や持参物などに関する開催案内を分かりやすくすることが重要です。参加者が当日迷わずに済むよう、会場の正確な住所、最寄りの交通機関とその乗り換え情報、会場までの具体的な道のりを示した地図や写真を提供すると効果的です。

また、必要な持参物がある場合は、その詳細を明記し、忘れ物がないようにリマインドします。このような情報を事前に提供することで、参加者が当日に不安を感じることなく、スムーズに説明会に参加できるようになります。参加のハードルを下げることで、キャンセルの可能性を減らすことが期待できます。

参加することで得られるメリットを明記する

会社説明会のキャンセルを防ぐためには、参加することで得られるメリットを明記することが効果的です。例えば、参加者が企業文化を深く理解できる機会、現場の社員と直接対話できるセッション、キャリア形成に役立つアドバイスが受けられるワークショップなど、説明会独自の価値提供を強調します。

さらに、参加者限定の情報提供や今後の選考プロセスでの優遇措置がある場合は、それらを具体的に案内することで、参加意欲を高めます。このように、説明会参加の具体的なメリットを前面に出すことで、参加希望者がキャンセルを再考する動機付けになります。

「学生満足度○○％」などを記載するのも効果的

会社説明会に参加するメリットを打ち出す際、参加した学生からのアンケートを取り、その満足度を明示することは参加率を上げる上で非常に有効です。この方法により、潜在的な参加者に対して、実際に説明会が提供する価値と前向きな体験を具体的な数字で示すことができます。

「学生満足度○○%」というデータは、説明会の魅力と効果を疑っている学生に対して強力な説得力を持ち、参加へのモチベーションを高めます。満足度の高い結果を提示することで、説明会が有益で価値のあるものであることを間接的に証明し、より多くの学生を説明会へと引き寄せることができるのです。このアプローチは、説明会に対する肯定的な期待を構築し、結果的に参加率の向上に貢献します。

開催日時を参加しやすいものに修正する

会社説明会のキャンセルを防ぐためには、開催日時を参加しやすいものに調整することが大切です。一般的に、参加者が学生である場合、彼らのスケジュールを考慮して午後の時間帯に設定するのがベターです。多くの学生は午前中に授業があるため、午後からの開催であれば授業終了後に参加しやすくなります。

さらに、週末を避け平日の午後に設定することで、就職活動中の学生が他の予定とのバランスを取りやすくなり、キャンセル率の低下が見込めます。このように、参加対象者の生活リズムや日常スケジュールを考慮した開催タイミングの選定は、成功率を高める重要な要素です。

また、説明会の対象となる学生によって開催する曜日を変更するといった手法も有効です。具体的には、文系学生は平日、理系学生は土曜日の開催を希望しがちであるといった傾向があります。より詳細は以下の記事でまとめてあります。

学生が参加しやすい会社説明会は何曜日？何時から？

予約数自体が少ない場合は交通費を支給する

会社説明会の参加者を増やしたいと思ったとき、予約数自体が少ない場合の対策として交通費の支給が有効です。実費ではなく一律での支給は、管理が簡単であり、参加者にとっても受け取りやすいメリットがあります。一律支給の場合、事前に定めた一定額を全ての参加者に支払うことになるため、手続きの簡略化が可能となり、事務負担の軽減につながります。

また、参加希望者は支給額を事前に知ることができるため、経済的な負担を考慮せずに参加の判断ができるようになります。このような支援は、参加者に対する企業の積極的な姿勢を示すことにもなり、ポジティブな印象を与える効果も期待できます。

実費での交通費精算は非推奨

会社説明会に参加する学生に交通費を実費で支給すると、遠方からの申し込みが増える可能性がありますが、この方法はおすすめできません。実費支給が遠方からの参加を促す一方で、説明会への真剣な関心ではなく、交通費を目的とした参加が生じるリスクがあるためです。

さらに、実費清算では参加者ごとの支給額が異なり、管理が煩雑になる上、予算の見積もりが困難になりがちです。もし交通費を実費で支給するとすれば、たとえば自社工場が遠隔地にあり、その見学も必須であるような場合などに限られるでしょう。

開催前日に電話で確認を取る

会社説明会のキャンセルを防ぐために開催前日に電話で確認を取る方法は、参加意欲の再確認と直接的なコミュニケーションにより参加率を高める効果があります。

ただし、電話確認には多くのリソースが必要となる場合があります。自社で電話を行う時間が取れない場合、この作業を専門の外部業者に委託することが一つの解決策です。外部業者に委託することで、効率的に大量の参加者に連絡を取り、参加確認を行うことが可能になります。

さらに、学生に対してのコミュニケーションのノウハウを持っている専門業者を使用することで、参加者に好印象を与えることもできます。このように、外部のリソースを活用することで、時間や人手の不足を補い、キャンセル率の低下に繋げることができます。

まとめ

学生が会社説明会をドタキャンすることを防ぐためには、いくつかの戦略的な手段を講じることが重要です。まず、事前のコミュニケーションを強化し、予約完了メールや開催前日メールに加え、可能であれば参加意識を高めるためのリマインドの電話を行うと良いでしょう。これにより、学生に対してイベントへの期待を持続させ、個人的な関わりを感じさせることができます。

また、会社説明会の魅力を最大限に伝え、参加することで得られる具体的なメリットや過去の参加者の満足度を前面に出すことで、学生の参加意欲を引き上げることができます。開催日時は参加しやすい午後の時間帯に設定し、交通費の支援など、経済的な負担を軽減する措置を提供することも有効です。

さらに、参加確定後のキャンセルに対しては、簡単にオンラインで手続きができるシステムを整えることで、事前にキャンセルの意向を伝えやすくし、急なキャンセルに対応できるようにします。これらの取り組みを通じて、学生が会社説明会をドタキャンすることを効果的に防ぐことが可能となります。

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